программа для продвинутого уровня ассистента руководителя

1 блок

Критерии эффективности работы АР.

• Ваша роль в работе компании.
• Слагаемые успеха: оперативность + клиенториентированность.
• Понятия «внутренний» и «внешний» клиент.
• Личная эффективность. Управление своим эмоциональным состоянием: 10 способов сохранения позитивного настроя в течение рабочего дня.
• Работа с ментальными картами как способ улучшить свои способности к запоминанию и анализу большого объема информации.
• Навыки системного анализа проблем и поиска их решения.
• Как не зацикливаться, сдерживать эмоции, не обижаться.
• Психотехники работы с эмоциональным состоянием
• Позитивные убеждения на каждый день.
• 10 способов выхода из стрессовых состояний
• Аромотерапия. Медитативные практики. Практики цигун для регуляции эмоционального состояния.

2 блок

Восемь  навыки эффективного ассистента руководителя

       1 Навык  «Организатор деловых встреч»

• подготовка, координация и обслуживание деловых встреч.

• (подготовка): определение цели, времени и места проведения; разработка плана подготовки; список участников и их оповещение; подготовка помещения и информационных материалов; управление бюджетом мероприятия.
• (проведение): встреча и регистрация участников; информационное обеспечение мероприятия; получение обратной связи от участников (анкетирование).
• (анализ): анализ результатов и корректировка плана организации последующих встреч.

      2 Навык «Координатор времени»

• планирование своего рабочего дня и рабочего дня руководителя
• определение приоритетов, «ловушки» времени и пути их обхода, работа на нескольких руководителей.
• Самоорганизация по стратегии семи шагов
• «Общий» секретарь. Особенности работы для нескольких сотрудников и руководителей: фиксирование заданий, принципы расстановки приоритетов, действия в случае конфликта сроков выполнения.
• Участие секретаря в организации времени руководителя(главные принципы планирования рабочего времени руководителя, рекомендации по организации «неорганизованного» руководителя, рекомендации по ведению ежедневника руководителя)

      3. Навык «Впередсмотрящий»

• Предвидение и обеспечение рабочих предпочтений и ожиданий руководителя, принятие решений и оценка рисков, неформальная помощь руководителю.
• Проактивная позиция помощника
• Видение целей и приоритетов руководителя
• Предвидение и обеспечение рабочих предпочтений и ожиданий руководителя
• Принятие решений и оценка рисков
• Делегирование заданий: цели, роли и уровень ответственности в процессе делегирования.

    4 Навык «Коммуникатор»

• Главные аспекты коммуникации
• Предоставление и получение информации
• Ассертивность (профессиональная уверенность) и ресептивность (восприимчивость к обратной связи и конструктивная реакция на критику), Подстройка» к различным стилям управления.
• Вступление в контакт и поддержание отношений, с использованием вербальных сигналов, невербальных сигналов
• Отработка техник активного слушания
• Приемы влияния и противостояния в коммуникации
• Эффективная коммуникация с руководителем.

   5. Навык «Менеджер телефонной поддержки»

• Полная телефонная поддержка: трудности и преимущества
• Уровень компетентности помощника в процессе телефонной поддержки
• Взаимодействие сторон: согласование процесса приема звонков
• Основные приемы телефонного общения: приветствие и представление, «сканирование» входящих звонков, переадресация, завершение зввонка
• Обеспечение равноценной замены: цели и тактика
• Управление «трудными» звонками: цели и тактика
• Телефонная дипломатия: необходимость и главные принципы
• Планирование и проведение исходящих звонков

6. Навык «Администратор приемной»

• «Система» и «Личность» - главные составляющие процесса обслуживания клиентов Четыре ступени процесса обслуживания клиентов
• Обслуживание «трудных» клиентов
• Типология людей, как инструмент коммуникации

     7. Навык «Проводник корпоративного имиджа»

• Связь визуального облика с конкурентоспособностью.
• Понятие корпоративного стиля (dress code).
• Предметный подход к внешнему виду: международные стандарты консервативной классики и современные тенденции в моде. Допустимые пределы свободы и самовыражения.
• Ваш портрет. Мета-сообщение или «что я транслирую окружающим»? Работа с образом. Как создать свой неповторимый стиль через внешние атрибуты. Секреты цвета и формы. Стили образа.
• Как обходить «неловкие» ситуации. Правила поведения мужчины и женщины в деловом контексте. Архетипы мужского и женского поведения.

        8 Навык «Мастер делового письма»

• Планирование письма (сбор необходимой информации; составление плана письма; способы логического представления информации)
• Выбор стиля (формально-деловой и неформально-деловой стиль; области применения; критерии выбора стиля; стандарты речевых оборотов; выбор формы обращения к адресату)
• Язык изложения (доступность текста для понимания; длина предложений; использование профессиональной терминологии; корректность)
• Тактика достижения конечного результата (структура делового письма; работа над вступлением; выстраивание основного текста; завершение письма)
• Особенности электронной переписки (форма обращения, требования к грамотности, скорость ответа, правила оформления и пересылки, компьютерные эффекты)